Digitalización de contratos en el sector sanitario: un paso más hacia la vanguardia tecnológica
Magrans, Xavier
Especial Directivos, Nº 1771, Sección Management, Quincena del 1 al 15 Feb. 2020, Wolters Kluwer
Especial Directivos - Management, Nº 1771, Sección Management, Quincena del 1 al 15 Feb. 2020, Wolters Kluwer
Xavier Magrans
Director de Recursos Humanos del Parc Sanitari Sant Joan de Déu
En un proceso tradicional de firma de contrato, presencial, una red de servicios asistenciales, docentes y de investigación como es el Parc Sanitari Sant Joan de Déu se enfrentaba a dos retos importantes que frenaban la agilidad del mismo. Por un lado, la dispersión geográfica, más de 2.500 profesionales en 18 equipamientos distintos repartidos a lo largo de la provincia de Barcelona y, en algunos casos, como los centros penitenciarios, con un acceso complejo. Y, por otro, el hecho de ser una institución con numerosos equipos que trabajan con turnos de noche o de fin de semana, quienes debían acudir siempre, y fuera de su horario laboral, a realizar la firma de los contratos de manera presencial al Departamento de Recursos Humanos. Esta coyuntura generaba un índice de eficiencia realmente bajo: tan solo un 30% de contratos firmados.
Ante este escenario, en 2018 el Parc Sanitari Sant Joan de Déu apostó por implementar la firma digital de contratos en remoto, este innovador proceso de digitalización se llevó a cabo con el partner VIDsigner.
El funcionamiento de VIDsigner es rápido, sencillo y seguro: el departamento de Recursos Humanos envía el contrato por correo electrónico al profesional y este lo firma de forma remota y desde cualquier lugar a través del ordenador, el móvil o la tablet, una solución idónea para una organización que funciona 24 horas al día los 365 días del año. La validación del documento es doble, se lleva a cabo vía correo electrónico y mediante un One Time Password, una contraseña que el profesional recibe en el dispositivo elegido, de este modo se garantiza la máxima seguridad y confidencialidad de todo el proceso.
Si hablamos de resultados tangibles, con la aplicación de la firma en remoto hemos conseguido que el 95% de los contratos estén firmados en menos de 48 horas. Pero este es tan solo uno de los muchos beneficios que nos ha aportado implementar el proyecto: hemos logrado mejorar la experiencia del empleado evitando multitud de desplazamientos a los profesionales, y también reducir notablemente el impacto medioambiental mediante la digitalización mensual de más de 800 documentos con una media de 4 páginas, lo que antes equivalía a acumular unas 6 cajas de papel mensuales. En esta línea de optimización de la sostenibilidad, también hemos de destacar el relevante ahorro, tanto de papel como de tinta, que hemos alcanzado, prescindiendo de unos 60.000 folios al año.
Un año y medio después de introducir la firma digital en el Parc Sanitari Sant Joan de Déu, podemos afirmar que hemos implementado una acción pionera en el sector sanitario en Cataluña, que ha abierto camino en la vanguardia tecnológica. Da buena cuenta de ello que hemos sido el primer centro de San Juan de Dios en aplicar esta solución tecnológica y que numerosas organizaciones del sector salud nos han visitado para conocer este proceso.
Sin duda, la incorporación de la digitalización en la firma de contratos ha supuesto un paso adelante para optimizar los recursos y ofrecer un mejor servicio, tanto a los profesionales como a las personas que atendemos, en línea con el objetivo de mejora continua del Parc Sanitari Sant Joan de Déu.